Warum statische Intranets nerven und es Zeit für etwas Neues wird
Ich bin gerade im Urlaub in Spanien und der Rezeptionist in unserem Hotel fluchte heute wundervoll über das “hauseigene Internet”, in dem alles veraltet ist und nichts zu finden sei. Ein wenig erinnert mich das an unser Intranet und sein Vorgängersystem. Auch bei vielen Kommunikationstreffen stöhnen die Kollegen regelmäßig über ihre Intranets. Mangelnde Pflege, schnell veraltete Inhalte und krude Strukturen, die durch technische Probleme und redaktionelle “Zwangs-”Verantwortlichkeiten von Abteilungen begünstigt werden, sind die meistgenannten Kritikpunkte. Wie bei uns, sind die beliebtesten Seiten oftmals der Speiseplan und – so regelmäßig gepflegt – der Pressespiegel. Und an regelmäßiger Pflege fehlt es oft. Dabei setzen viele der Kollegen – so wie wir auch – das für die Internetseiten vorhandene CMS ein. Immerhin ein Fortschritt, bis vor kurzem verkümmerten Inhalte auf statischen Seiten. Ich glaube, genau dies ist der Knackpunkt! Oftmals setzen Content Management Systeme Schulungen voraus – diese müssen erstmal koordiniert und erbracht werden. Dann werden Verantwortlichkeiten zentral definiert und Kommunikationsleistungen dezentral eingefordert. Die Euphorie mag am Anfang groß sein – aber was ist, wenn mal ein geschulter Redakteur ausfällt? Aufschub, Nachschulung weiterer Mitarbeiter oder spontane Hilfe vom Marketing oder IT? Das funktioniert oft nur leidlich fürs Internet. Das Intranet genießt nur selten einen ebenso hohen Stellenwert.
Aber es geht doch aus Sicht der User auch einfacher: Jeder erstellt seine Inhalte selbst! Die technischen Hürden wurden im Internet durch Web 2.0 Technologie genommen, im Intranet kommen sie endlich an. Vereinfacht heißt das: Jeder Kollege kann ganz einfach seine Inhalte allein ins Intranet einstellen. Ideenaustausch, interne Kommunikation und Zusammenarbeit erhalten neue Impulse. Vielen Internet-Usern sind die Werkzeuge und sozialen Tools ja schon hinlänglich bekannt. Das Teilen und speichern von Informationen wird so extrem vereinfacht. Virtuelle Teams können sich in Gruppen zusammenschließen und ihre Projekte übers Intranet managen. Die Informationen laufen zentral zusammen und verstreuen sich nicht mehr über die Postfächer der Mitarbeiter.
Die Idee, das jeder etwas beitragen und einstellen kann, sollte doch gerade bei geschlossenen Benutzerkreisen kein Thema sein, oder? Tatsächlich nehmen Branchengrössen wie die Telekom T-Systems jetzt Fahrt auf. Die mögliche Lösungen können von Community-Blogs, internen Wikis bis zum Kollegen-Netzwerk à la facebook reichen. Die Luxus-Variante von Microsoft verschmilzt über die Sharepoint-Services gleich das Intranet mit den Fileservern. Als Alternative haben sich auch schon zahlreiche Opensource-Lösungen etabliert.
Ich denke, langfristig werden Intranets mit dem Internet verschmelzen, die Technologie ist oftmals die selbe und die mobile Verfügbarkeit der Informationen und Anwendungen erfordert es einfach, dass sich die Systeme öffnen. Nicht nur für viele Kommunikatoren ist es sicher ein Wunsch: die Mitarbeiter können “ihr” Intranet endlich mit nach Hause nehmen.
Linktipp: im Blog www.besser20.de tragen T-Systems-Mitarbeiter aktuelle Themen rund um soziale Netzwerke zusammen.